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出張で社長の「お金が残らない」悩みを解消

「稼いでもお金が残らない」社長の頭を悩ます問題です。

その上さらに、法人税や負担感を増す社会保険料を支払わなくてはいけません。

以前にも増して、「手元のキャッシュを少しでも増やしたい」は社長の切実な願いです。

そんなあなたにお聞きしますが、あなたの会社では「出張旅費規程」を決めていますか?

もし、決めていないなら、今すぐ「出張旅費規程」を作るのをおススメします。

端的に行って、出張の度、「交通費と宿泊費の使った分だけ実費で清算」、まだこんな処理をしているのなら、あなたは【思いっきり損】をしています。

日当換算すれば、「数万単位の損」といっても大げさではありません。

出張の多い社長ならなおさらです。

「出張日数」だけ損していることになります。

社長の手取りを増やしながら、法人税を減らすこともできる、非常に使い勝手の良い方法がですが、あまり知られてないのが実情です。

出張旅費規程のメリットとは?

出張旅費規程を作ることで得られるメリットを上げると次の通りです。

  1. ・出張手当が給与扱いされない
  2. ・所得税・住民税の対象にならない
  3. ・社会保険料の報酬に該当しない
  4. ・出張旅費・宿泊費・日当は、消費税の課税仕入れの対象になる

いかがでしょう?

賢明なあなたなら。出張旅費規程がもたらしてくれる大きな経済的メリットに、もうお気づきですね。

要するに

  1. 会社の法人税を減らすことができる。
  2. 社長個人の税金・社会保険料を削減できる。
  3. 消費税の節税もできる。

これが出張旅費規程が、あなたにもたらしてくれるメリットです。

しかも、旅費と実費の差額についても、恩恵があるのです。

出張旅費規程って何?

出張旅費規程とは、会社の出張旅費の取り扱いに関して決めたルールのことで、「交通費」「宿泊費」「出張手当」のことをいいます。

旅費は、所得税法で非課税と定められており、よって税金はかかりません。

所得税法
法第9条第1項第4号の規定により非課税とされる金品は、同号に規定する旅行をした者に対して使用者等からその旅行に必要な運賃、宿泊料、移転料等の支出に充てるものとして支給される金品のうち、その旅行の目的、目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品をいう

引用:法第9条《非課税所得》関係 非課税とされる旅費の範囲(国税庁HP)

なぜ出張旅費規程はおいしいのか?その3つの理由

さらに出張旅費規程で支給される旅費に関しては、「実費精算が不要」になります。

たとえば、出張旅費規程で定めた旅費が、交通費、宿泊費、出張手当全部込みで3万円。

それに対し、実質掛かった費用が、こちらもこみこみで2万円であったとします。

そのときの差額は、すべて社長の臨時収入となります。

しかも、非課税です。

この場合だと、1万円×出張日数分の金額を、「合法的」に会社から個人へと資金を移転することできるのです。

出張の多い社長なら、年間にしてみると大きな金額になってきます。

理由1・会社の法人税も減らせる

出張旅費規程で定められた旅費は、必要経費です。

その分、会社の利益を圧縮できます。

仮に、出張旅費規程を

  • 出張手当:10000円
  • 宿泊費:10000円
  • 交通費:グリーン車相の運賃

とした場合、

東京~大阪間の出張が、年間50回あれば

  • 出張手当:50万円
  • 宿泊費:50万円
  • 交通費:165万円(東京大阪間1回33000円として計算)

出張旅費規程で支払われる金額の年間合計は265万円

これだけの金額を必要経費として計上できます。

しかも、何度もいいますが、掛かった旅費は実費精算不要です。

だとすれば、掛かった実費が1回あたり

  • 宿泊費:8000円
  • 交通費:実費

なら、

  • 宿泊費:40万円
  • 交通費:165万円(東京大阪間1回33000円として計算)

で、年間205万円の実費になり、

その結果、265万円-205万円で【60万円】を社長に合法的に非課税で移転でき、さらに会社の利益を85万円圧縮できたことになります。

出張旅費規程を作らず、実費精算していたら、60万円に法人税が掛かることになります。

もちろん、社長の収入も増えません。

出張旅費規程を作らないと、損だと思いませんか?

理由2・社長と会社の財布にやさしい

そして、出張旅費規程で決められた出張手当てには、社長個人への所得税・住民税もかかりません。

上記の例なら、60万円×20%で12万円も節税できます。

また、社会保険料の計算においても、出張旅費や日当は算定基礎となる報酬に含まれません。

仮に、旅費を想定して、役員報酬を下げておけば、社長個人だけでなく、会社の社会保険料の負担も減らすことができるのです。

社会保険料は年々負担が増していて、平成29年には、労使合わせて31.5%にもなります。

節税以外にも、社会保険料を節減できる施策は、これからますます大事になります。

理由3・消費税の課税仕入れの対象になる

00b90554302307b842258580178c942c_s旅費や日当は、業務の性質上必要な出費であることから「支給した金額のうち通常必要であると認められる部分の金額」は課税仕入の対象になります。

年間100万円の旅費があれば、消費税課税事業者は「100万×8%=8万円」の消費税節税につながります。

 

 

非課税とされる範囲

こんなにも経済的メリットのある出張旅費規程ですが、旅費と認められる範囲は決められています。

上限がなければ、いくらでも非課税で社長の懐に入れることができてしまいますからね。

それでは、いくらならOKなのでしょうか?(つまり、いくらなら税務署から否認されないか)

所得税法では次のように通達されています。

9-3 法第9条第1項第4号の規定により非課税とされる金品は、同号に規定する旅行をした者に対して使用者等からその旅行に必要な運賃、宿泊料、移転料等の支出に充てるものとして支給される金品のうち、その旅行の目的、目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品をいうのであるが、当該範囲内の金品に該当するかどうかの判定に当たっては、次に掲げる事項を勘案するものとする。

(1) その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
(2) その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

引用:法第9条《非課税所得》関係(非課税とされる旅費の範囲)国税庁HP

となっています。

これを簡単にいうと、

「社内で適正なバランスが取れているか」(社長だけ優遇されていてはダメです)

「同規模の会社と比べて高すぎないか」(高すぎたらダメです)

ということです。

ですが、具体的な金額は示されていないのです。

旅費規程の注意点2つ

そこで、出張旅費規程を導入する際は次の2点に気をつけなくてはいけません。

1.社内において適正なバランスで運用されているか?
旅費規程は社員すべてを対象にしなくてはいけません。「役員のみ」では、バランスを欠いていますね。ただし、役職によって段階的に金額を設定することは可能です。たとえ、出張は社長1人しかしなくても、旅費規程にはあえて複数の役職を作って段階的に金額を設定しておきましょう。従業員はゼロ。ひとり社長の場合は、将来的に社員を雇用する前提で作っておきましょう。

 

2.同業他社に比べて著しく高額ではないか?
高すぎは税務署から指摘されるという前提で、「いくらまでなら大丈夫なのか?」という話ですが、具体的な金額が示されてない以上、「この金額ならOK」とはいえないです。ただ高い金額を設定して、「余計な突込みを入れられたくない」というのであれば、あえて「自分の時給換算から考えて、これくらいもらって当然!」と思える金額が良いでしょう。仮に自分の中で後ろめたさがあるのなら、税務調査で指摘されたときに、返答に困ってしまうからです。

出張の日当や宿泊費の相場とは?

ちなみに、「2015年度 国内・海外出張旅費に関する調査」によると、日当や出張旅費の平均・相場は次の通りです。

<日帰り出張の日当>

  • 社長:3881円
  • 専務:3431円
  • 常務:3274円
  • 取締役:3082円
  • 部長クラス:2497円
  • 課長クラス:2367円
  • 係長クラス:2124円
  • 一般社員クラス:2041円

<宿泊出張の日当>

  • 社長:4496円
  • 専務:3960円
  • 常務:3764円
  • 取締役:3496円
  • 部長クラス:2809円
  • 課長クラス:2652円
  • 係長クラス:2394円
  • 一般社員:2276円

<宿泊料>

  • 社長:13372円
  • 取締役:11613円
  • 部長クラス:10078円
  • 課長クラス:9685円
  • 係長クラス:9263円
  • 一般社員:9088円

といった感じです。

ただこのデータは、相場の平均ですので、これ以上設定してはいけないということではないです。あくまで参考程度の話です。

日当を決めるのは「自分の責任」でなければダメな理由。

結局のところ、出張手当がいくらなら税務署から否認されないのか、それはケースバイケースでわからないのが現実です。

いくらならOKなのか、その根拠も示されていませんし。

宿泊なら2万円までなら大丈夫という情報もありますし、いやいや、社内のバランスさえ整っていたら3万円でもいけるらしいという話もあります。

しかし、一つだけはっきりいえることは、自分のお金を守るのは自分(社長)しかいないということです。

仮に税理士の先生のすべてお任せで、出張の日当を決めたとします。

ですがここで、社長が何も知らないような状態なら、2万円や3万円のギリギリを攻める日当を設定すると思いますか?

もし税務署から突っ込みを入れられた際、「それは税理士の先生が決めた額だから」といわれてしまえば、税理士先生の立つ瀬がありません。

そんな社長が責任を取らない状態で、誰がいったい火中の栗を拾ってくれるというのでしょう(そもそも、十分な顧問契約料を払っているかもありますね)。

「出張旅費規程を作ってくれ、でも、その責任は先生が取って下さいね」のようなスタンスでは、せいぜい突っ込みの入らない範囲で安い日当を設定されてお終いです。

だから税理士の先生にお任せするのでも、最終的に社長が責任を取る覚悟(一緒に主張する※ケンカではない)でなければダメなのです。

少なくとも、「なぜ2万円や3万円の高額なのか?」、その根拠を説明しなくてはいけないでしょう。

自分のお金は自分で守る、これは鉄則です。

他人に責任をゆだねている時点で、貯まるお金も貯まらないという話です。

出張旅費規程の作成項目

出張旅費規程で定める項目は以下の通りです。

・目的を決める

社員が業務のために出張する場合の手続及び旅費に関して定め等)

・規定の範囲を決める

対象となる人の範囲

・出張の定義を決める

一般的に「距離」で出張の定義が決められます。

・日当について

日当についてとくに基準はありません。役職ごと、距離ごとに設定できます。

・交通費について

「鉄道」「航空機」「船舶」、必要に応じて「バス」「タクシー」などの項目を作成。ガソリン代や高速代の取り決めも必要

・宿泊費について

「社長」「管理職」「一般社員」など、役職ごとの宿泊費を設定。

・出張の手続きについて

「出張の承認」「旅費の仮払い」「旅費の清算」に関する取り決め

・出張時の残業、休日出勤の取扱いについて

出張先で、残業した場合、休日出勤した場合の取り決め

税務調査で慌てないために

税務調査に入られたとき、慌てないためにも次のものを用意しておきましょう。

1・出張旅費規程

出張旅費規程作成手順で書いたように、出張旅費規程を作ります。定義を作ることで、旅費を支払う基準ができます。

基準があれば、必要経費として認められますが、なければ認められないケースも出てきます。

まずは、出張旅費規程で基準を作ります。

2・議事録を用意する

出張旅費規程を導入するために、株主総会、または取締役会を開いて決議します。

そのとき、必ず議事録を旅費規程と一緒に保存しておきます。

その目的は、「税務署に余計な突込みを入れられない」ためです。

3・様式を整える

出張旅費規程があれば、税務調査が入っても、余計な突っ込みは入らなくても、出張自体に「カラ出張」を疑われれば元も子もありません。

そんな不必要な嫌疑をかけられないためには、証拠となる「書類」の存在が大切になります。

ですから、「出張旅費報告書」「出張旅費清算書」などの様式を揃えておくのはもちろんのこと、出張のスケジュール、出張先での打ち合わせ議事録、交通費、宿泊費・交通費の領収証類を一緒に保管しておきます。

これで、実際に出張があったことを証明できます。

保存書類や出張手続きが増え、面倒になりますが、経済的メリットを考えれば、面倒をいやがっている場合ではないでしょう。

出張旅費、宿泊費、日当は、消費税の仕入れ課税額控除にできるか?

会社が支払う、出張旅費、宿泊費、日当については、会社の業務に必要な支出にあたり、課税仕入れに該当します。

このとき、出張支給した現金が、通常必要であると認められる範囲内であるか判定されます。

仮に出張費用であっても、

  • 会社の職務遂行のためといえない旅行
  • その出張に通常必要であると認められる金額を超えている部分の金額

は、課税仕入れに該当しないことになります。

消費税の増税を考えれば、少しでも課税取引に該当するものを選択しておくことは大切です。

出張旅費等の帳簿保存の適用について

通常、出張費用の課税仕入れの相手方は、出張に行く、役員・従業員です。

したがって、請求書の保存は必要ありません。

それだけでなく、保存すべき帳簿には

  • 役員・従業員に支給した出張旅費であること
  • 課税仕入れ相手方として、その役員・従業員の氏名を記載しておくこと

で、仕入れ税額控除の適用要件を満たすものとして取り扱われます。

実費精算の場合は、会社の役員・従業員が記入した「精算書」を保存し、その清算書と出張旅費の支出に関する内容を記載した帳簿を保存することによって、仕入れ税額控除の適用を要件を満たすことができます。

出張旅費・出張手当のQ&A

Q・出張先での時間外労働は、時間外手当を支給しなくてはいけませんか?

A・出張は会社以外の場所で行われるものですから、使用者が実際の労働時間を管理するのはむずかしくなります。

このよう場合、労働基準法の「事業外のみなし労働時間」が適用され、時間外手当は支給は必要ないといえます。

ただし、管理者が出張先に同行、または携帯電話などで会社からの指示を受けるといった、時間管理が可能な場合はみなし労働時間が適用されません。

そのときは、実労働時間で計算し、時間外労働は手当が必要になります。

Q・出張中の移動時間は時間外手当に含まれますか?

仮に通常業務が9時~18時なのに、日帰り出張で移動を含め、9時~20時になった場合。

A出張中の移動時間は、日常の通勤と同じ性質のものと考えられ、「時間外手当には含まれない」とするのが相当と考えられています。

出張中の移動時間については

  1. 通勤時間と同じ性質のものであって労働時間でないとする説
  2. 移動は出張に必然的に伴うものであるから、使用者の拘束のもとにある時間とみて、労働時間であるとする説
  3. 使用者の拘束のもとにあるが、特に具体的な業務に従事することを命じられているわけでないから、労働時間とはいえないとする説

の3つの説があります。

この点判例では

出張の際の往復に要する時間は、労働者が日常出勤に費やす時間と同一性質であると考えられるから、右所要時間は労働時間に算入されず、したがってまた時間外労働の問題は起こり得ないと解するのが相当である」(日本工業検査事件・横浜地判川崎支判昭和49年1月26日)。

とあります。

よって、とくに具体的な業務命令がある場合を除て、「出張中の移動時間は、時間外手当に含まれない」というのが妥当です。

ただし、出張の目的が

  • 物品の運搬自体である
  • 物品の監視等について特別の指示がなされている
  • 特別な病人の監視看護に当たる

などの、具体的な指示がある場合は、労働時間に含まれるというのが相当です。

Q・休日に出張した場合は、出張手当の対象になりますか?

A休日に出張を命じた場合は、出張手当のあるなしにかかわらず、休日労働の割増賃金が必要になります。

また、出張中に休日が入った場合でも、取引先との打ち合わせ、物品の保管等、明確に業務があったときは、実労働分について、休日出勤手当の支払いが必要になります。

なお、出張手当と休日手当てがダブる場合、その手当の性格は違うものなので、各々別に対応させましょう。

Q・交通費・宿泊費は、会社で実費精算、出張手当のみ旅費規程で支給することはできますか?

A・はい。できます。

出張手当のみ支給する旅費規程を定めることができますし、「交通費・宿泊費は、会社で実費精算、出張手当のみ旅費規程で支給する」そのまま決めることもできます。

Q・出張で支給された、交通費・宿泊費・出張手当は、給料明細に記入した方がいいのか?それとも、その都度支払った方がいいのでしょうか?

A・旅費は給与課税される性質のものではありませんので、給料とは別々の管理が必要です。

具体的には、「旅費精算書」を作って、出張の度、交通費・宿泊費・出張手当の額を記入します。

1カ月まとめて支払っても、都度支払っても、給料とは別にすることに注意が必要です。

Q・旅費規程で交通費・宿泊費を定めても、領収書はいりますか?

A・領収書は必要です。

旅費規程で交通費・宿泊費を決めている場合でも、出張に行った証拠となる領収書は取っておかなくてはいけません。

カラ出張を疑われたら、痛くもない腹を探られます。

Q・会社の住所とは別に、5Kmほどの先の仕事場に毎日通っているのですが、これは通勤手当を支給することはできますか?

A・会社の住所と実際の仕事場が異なる場合、通勤手当の対象になりません。

このケースこそ、旅費規程で交通費を定めることで、交通費を支給できます。

ただし、その額は実態に合わせたもので、相場より高いと否認される可能性があります。

Q・出張手当は社会保険料の対象になりますか?

A・旅費規程で定めた、出張手当は社会通念上逸脱した金額でない限り、原則として実費弁償的なものとみなし、給料(賃金)とは見なされず非課税扱いです。

また、社会保険の算定基礎となる賃金にも算入されないことになっています。

よって、社会保険料の対象ではありません。

業務の都合上、会社とは別の作業場へと移動するような場合にかかる経費が、出張旅費・宿泊費・出張手当になります。

通常、出張旅費や宿泊費については、実費弁償されるものです。

これらの経費は、賃金には当たらず、旅費交通費として処理されることになります。

問題となるのが、日当とよばれる出張手当の取り扱いです。

この出張手当も、支給額が妥当であれば、原則非課税扱いとなり、賃金に算入されないことになっています。

役員報酬に比べ、高額な日当の場合は、給与とされる可能性があります。

これらのルールは、出張旅費規定とし定める必要があります。

まとめ

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中小企業の社長の財布は、個人と会社で同じです。

万が一とき、最後の頼みになるのは、結局のところ社長の財布です。

少子高齢化、人口減少で、マーケットが縮小していくことを考えれば、今後、会社のキャッシュ事情も厳しくなってくるでしょう。

だとしたら、社長個人に資産を蓄えて、会社防衛のために備えておかなくてはいけません。

そんな意味では、会社に社長に、キャッシュをもたらしてくれる出張旅費規程は、非常に役立つ方法です。

ぜひ、導入を検討してみてください。

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