就業中に行うメール等のやり取りが問題となることがあります。
従業員は、事業主と労働契約を結べば、そこからは職務専念義務を負うことになります。
職務専念義務とは、就業中は事業主の指揮命令下に入って、業務に身も心も集中して取り組むことです。
私的に送受信するメールは、この職務専念義務に違反することになります。
どの程度のメールの回数なら職務義務違反とならないかは、「従業員の私的メールや副業には就業規則に職務専念義務を記載しておく」をご覧ください。
また、このような職場の規律の乱れを許していると、やがて企業秩序も崩れてきます。
会社が企業秩序を守る上で、私的メールを制限するのは、当然の権利といえます。
私的メール調査は個人のプライバシーの侵害にならない？
とはいえ、従業員が就業中に会社のパソコンを使って行った、私的メールの送受信を証明するには、当たり前ですが調査が必要になります。
そこで問題となるのが、個人のプライバシーです。
従業員が送受信した私的メールには個人の情報も含まれており、その内容を調査することは、果たしてプライバシーの侵害に当たらないかという疑問です。
企業は企業秩序を守るために私的メールを調査する権限がある
このメールの内容調査について、日経クイック情報（電子メール）事件では、企業秩序を回復するためや、違反者に懲戒処分を行う場合、事実関係を調査することは問題ないとしています。
この事例では、就業中に従業員（以下X）が送った、同じ従業員への誹謗中傷メールが懲戒処分の対象となりました（調査の段階で過度に送ったことも判明）。
この誹謗中傷メールについて会社が行った調査に対しXは、メールの調査がプライバシーの侵害に当たるとして訴えたのでした。
これについて裁判所は
- 企業秩序は、企業の存立と事業の円滑な運営維持のために必要なものであるから、それを守る権限が企業にはある
- 労働者は、労働契約によって、企業秩序を遵守する義務を負う
- したがって、企業は企業秩序を守るために、労働者に指示・命令することができる
- 違反者に対しては、違反内容や就業規則等に基づいて、企業秩序回復や、懲戒処分を行うために、事実関係を調査することができる
としています。
私的メール調査で守るべきこと
ただし、調査を行うに当たっては、次の点を守る必要があるとしています。
- 調査や命令も、企業の円滑な運営に必要であり、合理的な理由があること
- 調査や命令が、労働者の人格や自由に対する、行き過ぎた拘束や支配がないこと
- 調査の必要性を欠いてないこと
- 調査の様態が、社会的にみて許容しうる範囲であること
これらの要件を守ったうえで行う私的メールの調査は、問題ないと判断したのでした。
私的メールについて事情聴取を行うときの注意点
なお、事情聴取について（調査が必要になった背景も含めて）、適正な方法だったいえる理由を次の通り挙げています。
- 聴取時間は1時間程度で不当に長いとはいえない
- Xに管理責任のある上司の同席があった
- 事情聴取の趣旨を事前に説明していた
- 事情聴取の質問内容も特に不適切ではなかった
- 強制するような発言もなかった
とし、２回の事情聴取が社会的に許容しうる範囲を超えて、Xの精神的自由を侵害した違法な行為とはいえないとしたのでした。
この調査方法の判断からも分かるとおり、調査に際しては下記のことを守る必要があります。
- 調査の日時や質問内容について記録をとって証拠を残す
- 調査時間は１時間を超えないようにする
- 大声で質問したり、同じ質問を繰り返すなど、恫喝や強制を疑われるような行為はしない
- 事情聴取を合理的な理由なく、何度も行わない
- 事情聴取の前に趣旨を説明する
- 従業員の管理者や第三者を同席させる（担当者一人で事情聴取を行わない）
これらのことが守られない調査方法だと、裁判では無効とされる怖れがあります。
相手にも職務専念義務違反を負わしてしまう
ちなみに、この事例では、誹謗中傷メールを送った従業員については、職務専念義務違反になることはもちろんのこと、受け取った従業員側も、メールを読んだり、ときに返信したりする作業を要することになるため、受信者にも職務専念義務違反を負わせることになる行為としています。
誹謗中傷は受けた側のメンタルを削るだけでなく、業務の一時中断という、実質的職務専念義務違反まで招いてしまいます。
企業秩序を守るためには許してはいけない行為です。
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