従業員が退職を申し出た場合、退職願いを提出させることはマストといえます。
退職は、一定の要件を満たさない限り、有効にならないため、ケースによっては退職の事実を取り消されれることすらあります。
それの対抗手段として退職届があれば、従業員の「辞めたい」という意思表示のエビデンスとなり、「退職した」という事実を取り消させない大切な証拠書類となります。
そのため、退職を申し出た従業員に対しては、退職願を提出させることを就業規則にて義務付けることが重要です。
従業員から退職を申し出る場合の基本の流れ
従業員からの退職の申し出については、基本は
- 従業員が辞めると申し出る
- 会社の権限ある人がこれを承諾する
ことにより、雇用契約の解約が成立します。※従業員が一方的に労働契約を終了させる「辞職」の場合
ただし、退職の申し出を会社の権限ある人が承諾する前なら、退職の意思を撤回できるとされています。
なお、退職届を撤回することにより、相手方に不測の損害を与える場合、信義に反し許されないとの判例があります（依願免職処分執行停止申立事件）。※会社の承諾を得て労働契約を終了させる合意解約の場合。
信義に反し許されないケースとは、次のような場合をいいます。
- 人手不足からすでに採用活動をはじめている
- 退職する前提で、人事異動や業務の見直しをはじめている
- 人員削減を前提で、予算を組んでしまっている
このようなケースでは、退職を撤回されると、会社は大きな損失を被るため、信義則違反になる可能性が高くなります。
退職が無効となる場合
次のケースに該当する場合は、申し出た退職は無効となります。
- 本心でないことを会社が知り得た場合
- 勘違いや騙された場合
- 脅された場合
退職勧奨をする場合、上記のケースに該当しないように（たとえば大きな声を出すなど脅しととられかねない行為）、腹が立つ言動が従業員にあったとしても、冷静に話し合いを進めなくてはいけません。
従業員の申入れから2週間で退職は成立する
基本的に、従業員（正社員）からの退職の申し入れは、民法627条1項が適用され、解約の申し入れから2週間経てば雇用契約は解約されます。
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する
民法627条1項
もし、就業規則でこれ以上長い予告期間を定めても、2週間を超える期間は無効となります。
たとえば、高野メリヤス事件では、会社側は
「退職にさいして係長以上の役付者は六ケ月以前の退職願の届出、会社の許可を必要とする」
と就業規則に定めていましたが、裁判所は、会社の許可を必要とするという部分は効力を有しないとして、
「予告期間の点につき、民法第六二七条に抵触しない範囲でのみ有効」
として、申し入れから2週間以内にのみ予告期間が成立していると判断しています。
これは、労働者の解約の自由を保障しようとするものであり、民法627条1項も、その趣旨で定められたものと解釈されています。
したがって、労働者の解約の自由を制限する2週間以上の予告期間を定めても無効とされます。
退職届の提出を必須にし労使トラブルを防止する
退職の申し入れは、従業員の立場からは自由に行えるのが基本ですが、それでも、後々のトラブルがあるかもしれないことを考えると、「退職した」という事実が立証できるようにしておくのがベストです。
口頭のみの退職の意思表示では、「退職した」「退職してない」の水掛け論になる怖れがあります。
とくに、問題社員の場合、退職が無効とされて職場に戻ってこられると、再度大きなストレスとトラブルを抱えることになります。
このような事態を防ぐためには、退職の意思表示があったことを示す証拠となる退職届の提出は必須といえるでしょう。
従業員の退職の意思表示が有効となる条件
では、裁判では、従業員が退職の意思表示をしたといえるには、どのような条件を満たせば良いとしているのか？
この点で参考になるのが、リバーサイド事件です。
これは、会社が退職扱いしたアルバイト従業員が、「退職してない」と主張して争われた事例です。
裁判所は、アルバイト従業員は退職してないとして、会社側にアルバイト従業員が復職するまでの間の賃金の支払いを命じています。
なぜ、アルバイト従業員の退職が成立していなかったのか？
裁判所は退職したと事実が成立するには、
- 退職するという発言内容
- 退職発言がされた状況と経緯
- 退職発言後の労働者の言動
- そのほかの事情を考慮する
そのうえで
「確定的に雇用契約終了の法律効果を生じさせる意思が表示されたといえるか否かを慎重に検討すべき」
としています。
そして、アルバイト従業員が退職してないといえる具体的な根拠として
- 退職の意思表示については何ら書面が作成されていない
- 会社による退職の意思の確認も明確には行われていない
- アルバイト従業員が店舗の鍵を所持していた
- アルバイト従業員の私物を店舗に置いたままにしていた
- アルバイト従業員が退職の意思表示をしたことを強く否定している
これらの状況証拠から、アルバイト従業員が
「会社に対して確定的な退職の意思表示をしたと認めることは困難であり、黙示の退職の意思表示があったと認めることもできない」
と判断したのでした。
このことからも分かるように、授業員の退職を確定させるためには、
- 退職届を提出させる
- 退職の意思確認を行うため合意書にサインをもらう
- 退職後は従業員の私物は会社に置かせない
- 退職後は会社の備品等はすべて返却させる
という条件を満たさなくてはいけないということです。
もし、退職の意思表示が口頭のみでは、訴訟になれば、裁判所から否定させる可能性が高いといえるでしょう。
その結果、賃金の支払いを命じられる可能性も高くなります。
そのため、トラブル防止の観点から、従業員が退職を申し出たときは、退職届の提出を義務付けることを就業規則に記載すべきです。
従業員の退職の意思表示が撤回できるケースとできないケース
従業員が一方的に労働契約を終了させることができる「辞職」の場合、使用者に退職の意思表示が到達した時点で、従業員は退職の撤回をすることができなくなります。
一方で、使用者の承諾を得て労働契約を終了させる「合意解約」の場合、使用者の承諾の意思表示が従業員に到達したときに成立します。
したがって、使用者の承諾の意思表示がされるまでの間は、従業員は退職を撤回することができます。
労働者による雇用契約の合意解約の申込は、これに対する使用者の承諾の意思表示が労働者に到達し、雇用契約終了の効果が発生するまでは、使用者に不測の損害を与えるなど信義に反すると認められるような特段の事情がない限り、労働者においてこれを撤回することができると解するのが相当である。
学校法人白頭学院事件
使用者の承諾がなされたというためには、承諾権限を有する人による意思表示が必要になります。
退職の承諾権者を指定した場合のリスク
ただし注意点として、就業規則などで承諾権限者を決めた場合（人事部長や代表取締役など）、その人の意思表示がない場合（手違いや連絡ミスで届かなかった場合など）、退職の効力を無効とされる怖れが出てきます。
この点、学校法人大谷学園事件では、退職の承諾権者を「理事長」と就業規則で定めていましたが、実際に承諾の意思表示をしたのは校長で、その点を裁判所に指摘され、退職の合意解約が成立したとは認められないとされました。
承諾権者を定めた場合も、大きなリスクがあることを知っておきましょう。
問題社員が退職届を提出した場合、撤回できない状態にしておかないと、後々大変なことになります。
そのため承諾権者を決めた場合は、連絡ミスなどを防ぐ体制が必要です。
退職「届」と退職「願」の違いでは決まらない
ちなみに、「退職届」は辞職するとき（退職の撤回ができない）、「退職願」は合意解約するとき（退職の撤回ができる）、という解釈がありますが、裁判ではこのような考え方は採らないようです。
「労働者が使用者の同意を得なくても辞めるとの強い意志を有している場合を除き、合意解約の申し込みであると解するのが相当」
としており、退職届であっても退職願であっても、従業員の「辞める」という意思の強さで判定される問題となります。
使用者の承諾を得ることなく辞めるという強い意志があったという状況証拠があれば、たとえ届け出たのが「退職願」であっても、辞職と判定されるということです。
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