通常、個人で使う飲食代は経費で落ちません。
しかし同じ飲食代でも「会議費」という名目になると、経費で落とすことができます。
これまで自費で支払っていた飲食代も、場合によっては会議費で経費になるかもしれません。
会議費を上手に活用すれば節税につながります。
この記事では会議費について解説します。
会議費とは
会議費とは、業務に関連する打ち合わせなどにあたり発生する費用のことです。
従業員同士や取引先、社内外は問わない、広い範囲の勘定科目です。
会議費にできる費用
- 会議の会場費（貸し会議室、ホール）
- 会議で提供する飲食物（お弁当、お茶、お菓子など）
- 会議で使用する備品のレンタル費用（プロジェクター、マイク、スピカ―など）
- 飲食店での飲食費用
- 遠方で行う会議の宿泊費
会議費になぜ飲食代が関係あるのか？
会議費に飲食代が関係あるわけは、会議には、食事代や弁当など飲食物の提供がある場合があるからです。
つまり、喫茶店やファミリーレストランなどで行う、従業員や取引先との会議に食事が付けば、それを会議費として経費にできるというわけです。
考え方によっては、従業員や取引先との食事に、会議という名目を付ければ、それだけで経費として落とせるともいえます。
ただし、会議費として経費にするためには、会議が行われたことを示す議事録を残しておかなくてはいけません。
しかし、喫茶店やファミリーレストランといったところで、行われる場合は議事録をとるとうのは現実的ではないでしょう。
そんなときは、次のことをメモしておけば会議費として計上できます。
- 飲食等の年月日
- 飲食等に参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者等の氏名または名称およびその関係
- 飲食等に参加した者の数
- その費用の金額ならびに飲食店等の名称および所在地（店舗がない等の理由で名称または所在地が明らかでないときは、領収書等に記載された支払先の名称、住所等)
- その他参考となるべき事項
上記のことを、領収書やレシートにメモしておけば、会議費として計上することができます。
一般的には、領収書に参加者の会社名と氏名を書いておけば足りると考えられます。
また会議費は、仕事時間の調整や打ち合わせの準備など、一人で喫茶店などを利用した場合も使うことができます。
ただし、このとき会議費に計上できるのは、コーヒーといった飲み物までです。
食事を付けてしまうと、会議費にならないことに注意しましょう（レシートや領収書にメモすることも忘れずに）。
5000円以下の接待交際費は会議費に計上できる
ここで気をつけたいことが一点、5000円以下の接待交際費についてです。
接待交際費とは、法人税法上に定められた「交際費等」の中に含まれるものです。
接待交際費と交際費は似ていますが、厳密には違います。
交際費は「取引先や事業に関係する者に対する接待や贈り物などにかかる費用」のことで、接待交際費は、その中の飲食費用のことを指します。
この接待交際費には、「1人当たり5000円以下の飲食費用は接待交際費から除外する」というルールがあります。
しかし、この5000円以下の接待交際費については、平成18年の税制改正で、5000円以下の飲食費は交際費から除外され会議費として扱うことができるようになりました。
ただ会議費として計上するには先述した
- 飲食のあった年月日
- 飲食費の金額
- 飲食店の名称及び所在
- 飲食に参加した者の氏名・会社名
- 飲食に参加した人数
をメモなどで明らかにしておく必要があります。
5000円ルールは社外の人が1人以上参加していること
ただし、対象となる飲食費用は得意先や仕入先の接待になります。
社内の人間だけの場合はNGになります。
仮に社内の従業員だけで開催されて飲み会で、1人5000円以下の飲食代が発生しても会議費にはならないのです。
この場合は金額に関係なく、交際費や福利厚生費として処理します。
なお100%親会社の役員などであっても、社外の人を接待すれば社外交際費になります。
5000円基準は税込み？税抜き？
5000円基準の5000円は、会社の経理方式によって、税込み価格と税抜き価格に分かれます。
すなわち、税込み会計なら税込みで5000円以内、税抜き会計なら税抜きで5000円までとなります。
5000円以上でも会議費で計上できる
ただし原則論でいえば、5000円基準は「接待交際費」の話であって、「会議費」のことではありません。
あくまで問われるのは実態です。
実態が会議であれば、5000円以上飲食費用がかかっても会議費として計上できます。
会議や打ち合わせの場所の条件
会議が認められる場所というのは、社内の会議室、貸し会議室やホールなどを借りて行う場合はもちろん、喫茶店やレストランまで含められます。
お酒を提供する料理店（寿司屋など）は、グレーゾーンで注意が必要です。
ただこれもケースバイケースです。
たとえば上場企業の社長と打ち合わせをする場合、適当な居酒屋でというのはなかなかできません。
結果として高級な料理店やレストランなどで、打ち合わせとなるのが一般的です。
相手によって場所は変わるので、誰と行った会議かも判断の基準になります。
夜に営業をすることを前提としているスナック、バー、クラブなどは黒に近いです。
夜遅くスナックで会議費を開き、そこでビールがわずか1、2本提供されただけだとしても、通らない確率が高いでしょう。
会議費にアルコールを含めても大丈夫か？
会議にアルコールが出された場合でも会議費になります。
ポイントは飲食費用を5000円以下にすることです。
アルコールが提供されるお店でも、会議をする条件に合っているなら会議費で計上できるはずです。
まとめ
会議費は接待交際費とかぶる部分があるため、処理の仕方に迷うことも出てくるでしょう。
ただ基本は、実態が会議であるなら5000円以上でも会議費として計上できます。
1人の場合でも、飲み物程度は会議費で落とすことができます。
もちろん、会議であることを証明する証拠（領収書やメモなど）をきちんと残しておくことが前提です。
高額な会食の場合は、メモでなく、議事録やレポートなどを作成し、会議であることを証明しましょう。
飲食代を会議費として経費にする方法について解説しました。
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