領収書は毎月発生するものですが、それを保存・管理するのは大変です。

従業員が一人だけならまだしも、何人、何十人、何百人と増えていけば、経理担当者の大変さはどんどん増していきます。

しかし近年の税制改正により、紙の領収書の代わりに電子データを正式な領収書として使用できるようになりました。

この記事では領収書の電子化のメリットについて解説します。

領収書の電子データ化できる環境が整った

領収書は紙の原本を保存するのが原則でした。

しかし1998年に電子帳簿保存法が施行され、これまで紙媒体での保存を義務付けられていた領収書が、電子データ(電磁的記録)で保存できるようになりました。

電子データでの保存はすでに20年近く前からあったのですが、電子化できる領収書の条件が厳しかったため、普及には至りませんでした。

その後、何度も税制改正による規制緩和が進められ、2016年の改訂ではスキャン対象書類の金額基準である「3万円未満」が撤廃されました。

さらに2017年にはスマートフォン撮影による電子化も認められ、同時に、原則7年の原本保存も撤廃されました。

このように領収書の電子化できる環境が進み、徐々に普及し始めているのが現在です。

領収書の電子化データの5つのメリット

1・作業負担の削減

領収書のチェックや保管時の糊付け作業など、領収書管理にかかる作業労力を削減できます。

2・保管・輸送コストの削減

領収書を保管しておくスペースを削減できます。

それに付随して、保管用の台紙やファイル費用も削減できます。

さらに支店から本社に領収書を送るコストもかかりません。

3・確実に保存できる

電子データなら、紙のように領収書を紛失したり、字が読み取れなくなるなどの心配がありません。

電子データは、確実に長期間保存できます。

4・経費精算のスピードアップ

経費精算にかかわる全体の作業スピードがアップします。

電子データなら、出張中でも経費申請をすることができ、申請忘れによる作業の遅延を防ぐことができます。

5・印紙税がかからない

電子データは印紙税法でいう「文書」に該当しないと解釈され、収入印紙は不要とされています。

したがって、5万円以上の領収書であっても印紙税は不要になります。

請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について


領収書の電子化で知っておきたいポイント

電子データの保存法

領収書の電子データは次の方法で保存しなければいけません。

  • 電磁的記録媒体による保存
  • マイクロフィルムによる保存
  • スキャナ読み取りによる保存

税務署からの承認が必要

紙で保存していた領収書を電子データでの保存に移行するためには、事前に税務署に申請する必要があります。

事前申請は、スキャナ保存を開始する三ヶ月前までに行う必要があります。

[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

電子データには「タイムスタンプ」が必要

領収書の電子データには「タイムスタンプ」と呼ばれる電子署名が必要です。

電子データは改ざんできてしまうため、ただ単に保存しただけでは、税務上の正式書類として認められないのです。

タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが確かに存在していたこと、またその時刻以降に不正な改ざんなどがされていないことを証明するためのものです。

タイムスタンプがあることで、その時刻に存在し、改ざんされていないことを確実に確認(証明)するというわけです。

領収書の受領者本人が電子化する場合の期限は、受領後3日以内と定められていて、その間にタイムスタンプを付与し、電子化を完了させる必要があります。

まとめ

領収書の電子化保存はメリットが大きいです。

さらにクラウド会計と連動させれば、より一層の効率化を進められます。

働き方改革で長時間労働の是正が必須になりましたので、領収書の電子化やクラウド会計との連動で、作業時間を短縮できるのは有効です。

領収書の電子データ化に取り組んでみてはいかがでしょう。


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