ビジネスの場では打ち合わせはつきものです。
クライアントとの打ち合わせ、取引先との打ち合わせ、スタッフとの打ち合わせ、ときには一人で打ち合わせの下準備で喫茶店で仕事をするなどなど、仕事を行っていればさまざまな場面で打ち合わせが必要になります。
ではこのとき食事をしたりコーヒーを飲んだときの代金は経費になるでしょうか？
答えは「会議費」として経費で落ちます。
経費で落とすには
経費になるかどうかの基準は、「売上につながる費用かどうか」です。
その費用が売上に関係する業務や取引であれば経費として計上することができます。
ですから、仕事のために取引先と打ち合わせをしたり、一人で仕事を準備する際の息抜きのカフェ代などは経費で落とすことができます。
打ち合わせの費用は「会議費」で経費にする
打ち合わせの際にかかる食事代やカフェ代は、「会議費」として経費に計上します。
会議費とはその名の通り会議に関連して支出するもので、会議で提供される食事代や弁当など飲食物の費用もこれに当たります。
会議費は、一人当たり5000円以下であれば、会議費として経費に計上できます。
もちろん、あくまでも会議のための飲食です。
会議ふさわしくないようねケースだと疑われることどもあるでしょう。
そのあたりもふまえたうえで、5000円以下の食事やカフェ代は会議費に計上します。
また得意先名や人数を自分で記録しておくことも、忘れずく行っておきましょう。
一人当たり5000円以上になるときは、接待交際費となります。
経費になるケース
一人で仕事中の合間に飲むコーヒー代
喫茶店で一人で打ち合わせの準備や、仕事を行ったりすることはあります。
そのとき休憩の合間に飲むコーヒーは、「会議費」として経費にすることができます。
会議と聞けば「複数で行うもの」と想像されるかもしれませんが、一人でも会議は成立します。
ただし仕事であるかないかは領収書やレシートからはわからないので、裏に「誰が何をしたのか」を書いておきましょう。
食事を頼むと経費にならない
さらにここで注意点ですが、経費として認められるのはコーヒー代までと考えておきましょう。
コーヒーに食事を頼んだりすると、経費として認められなくなります。
一人でする食事は、原則として経費にできないからです。
ただし食事中に取引先と電話相談したり、Webで顧問先と打ち合わせなどを行えば、「会議費」として経費にできます。
複数人で食事をしながら打ち合わせをした場合
仕事の打ち合わせで食事をしながら行うことがあります。
一人で食事をする場合は、たとえそれが仕事中であっても、原則経費にはできません。
では複数人の場合はどうでしょう？
このときは「会議費」として経費にすることができます。
あくまで仕事がメインですが、食事をしながら打ち合わせを行えば、円滑に進めますから、会議費として経費にできるというわけです。
ただしこの場合もあらぬ疑いをされぬように、領収やレシートの裏に、
- 誰と行ったか
- 何の目的だったか
- 何人で行ったのか
をしっかり書いておきましょう。
高級料亭やアルコール代金
打ち合わせといっても、喫茶店やファミレスだけで行われるわけではありません。
ときには高級料亭や高級レストランでアルコールを飲みながら食事をすることもあります。
この場合一人当たり5000円を超えてしまうこともあるでしょう。
そんなときは「接待交際費」として経費にできます。
個人事業主の場合は、接待交際費は全額経費に計上することできます。
中小企業の場合（資本金が1億円以下の企業）は、接待交際費が年800万円以下であれば、全額損金にすることができます。
800万円を超える場合は、上限の800万円か、接待交際費の半額を費用計上できます。
仮に年1800万円の接待交際費なら、半分の900万円は損金に計上できるということです。
年間に800万円も接待交際費を使う中小企業は稀でしょうから、実質全額経費にできるということです。
ただし、紹介手数料での売上が大きい会社は注意が必要です。
経費にならないケース
経費として精算できないケースもあります。
福利厚生費の場合
福利厚生費として経費にするのは、特定の役員や従業員のみが精算できる場合はダメです。
また著しく高額なものもNGになります。
個人事業主や役員一人だけで営んでいる会社は、もともと福利厚生という概念がないため、経費にすることができません。
一人で食事をする場合
カフェ以外にもファミレスなどで食事をしながら仕事する場合ものありますが、食事は誰でもするものですから、個人的な支出となり、経費とは認められません。
経費になるのは、あくまでも「自分を含め二人以上の人と打ち合わせをして、たまたまその時間が昼や夜だったので食事をした」というケースです。
仮に会社が個人の食事代を出した場合は、給与扱いされます。
まとめ
打ち合わせを行う際の費用が経費になるか解説してきました。
要は5000円以下の食事代やカフェ代は「会議費」として経費できるということです。
ただし会議として計上する際は、レシートや領収書は必要ですし、その裏に
- 誰と行ったか
- 何の目的で行ったか
- 何人で行ったか
などをメモして残しておくことが肝心です。
もしレシートや領収書をもらい損ねた場合でも、出金伝票に詳細をきちんと残しておきましょう。
クライアントとの打ち合わせ、従業員との打ち合わせ、取引先との打ち合わせ、一人での仕事などもでも「会議費」で経費になりますので、レシートや領収書はしっかり残しておきましょう。
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