領収書があることで、経費を支払ったことの証明になります。
そのため「領収書があれば、何でも経費で落とせる」と誤解されてしまうかもしれませんが、領収書があっても経費で落ちないものもあります。
経費として処理するためには、領収書は必要ですが、絶対ではなく他の書類でも代用可能ですし、経費を経費として落とすには、正しい経費の考え方を身につけておかなくてはいけません。
領収書を経費で落とすための3つのポイント
まず領収書を経費で落とすには、経費に対する正しい考え方を理解しておきましょう。
経費にできるには次の3つのポイントを押さえなくはいけません。
1・売上げに関連する支出であること
経費として計上できるのは売上に関連しているものについてです。
その費用が直接的・間接的に売上を作ることに関連しているのなら、経費として認められます。
その反対に事業に関係ない費用は、領収書があっても経費として認められません。
ちなみに、経費になるかどうか商品・サービス単位で決まるものではありませんので注意しましょう。
知人の会社では○○が経費で認められたからといって、あなたの会社でも経費として認められるとは限らないのです。
あくまで売上げに関連しているかどうかが基準になります。
2・支出を証明できる証拠があること
証拠もなく「経費で購入しました」となれば、いくらでも税金を誤魔化すことができてしまいます。
そのため支出を証明できる証拠が必要になります。
それが領収書です。
ただ絶対に領収書でなくてはいけないということでありません。
レシートやクレジットカードの利用明細書でも、支出を証明できればそれでかまわないのです。
ですが、ここでも注意書きです。
接待のときの飲食費など、事業との関連性を疑われることもありますので、領収書の裏に誰と何人で行ったかなどメモが必要になるケースもあります。
3・常識の範囲内であること
明らかにおかしな金額の経費は認められない可能性が高くなります。
たとえば残業時の食事に1万円を超えるような食事をするのはおかしいでしょう。
このような場合は経費として認められなくなります。
ただし、高額であっても経費として認められることもあります。
たとえばフェラーリの購入費用も経費として認められたケースもあります。
その際のポイントは、事業に必要だったかどうかです。
ちなみに裁判所が経費として認めた理由は次の通りです。
- そのフェラーリに、社長は通勤等で、車検を受けるまでの3年間に約7,600km乗っていた
- この会社は会長用にロールスロイス、役員用にベンツを所有しており、高い車にしていたのは安全性や乗り心地、お金が必要になったときに高く売れるため
- 社長は出張にもフェラーリで行っており、他の交通機関を使用するための旅費は受け取っていない
このように事業に必要だったことが証明できれば、フェラーリという一見すると仕事と関係の内容に思える高級外車でも、会社の経費で落とすことができます（ただし裁判になるくらいですから、困難を伴うでしょう）。
領収書に必要な記載事項
領収書は何でもいいというわけでなく、記載要件があります。
宛名
正式名称で正しく記載してあることが必要です。
上様でも認められますが、後から税務調査で突っ込まれないように正式名称が望ましいです。
日付
日付が記入されていないと、いつお金が支払われたかわからないので、有効な領収書になっりません。
金額
金額は後から加筆・修正できないように、記載方法にルールがあります。
金額の頭に「￥」や「金」を入れ、金額の後には「―」や「也」を記載します。
また桁数を付け足されないよう3桁ごとに「，」を入れるようにします。
- ￥○○，○○○―
- 金○○，○○○也
発行者
誰が発行したものなのか、発行者の正式名称と住所を記載します。
発行者の印鑑が押してあるこ確認しましょう。
但し書き
何の支払いに対する領収書なのかを記載するのが但し書きです。
領収書の裏に「何の目的で買ったか」「誰と行ったか」などを書いておくとなおいいです。
印紙
領収金額が5万円以上のものは収入印紙を貼らなくてはいけません。
収入印紙は割り印も必要です。
領収書に印紙を貼る義務があるのは発行者側です。
そのため受け取った領収書に印紙が貼ってなくても、領収書としての効果はあります。
領収書の気を付ける点
自分で上書きしない
字が薄くなってきたからといって、領収書の表面を自分で上書きするような行為はやめましょう。
領収書を上書きすると、税務署から金額の修正を疑われます。
白紙の領収書を受け取る
白紙の領収書を受け取って直筆で書くと、たとえ正しい金額でも税務署に疑われます。
白紙の領収書に好きな金額を書けば、それだけ税金が安くなるわけですから（脱税ですが）、疑われて当然です。
白紙の領収書を渡されたときは、そのまま受け取らず相手方に書いてもうらいましょう。
領収書の代わりになるもの
支出を証明する書類は領収書だけではありません。
そのほかの種類でも、支出を証明する書類になります。
出金伝票
領収書をもらい忘れたときは、出金伝票につけておきましょう。
領収書のもらい忘れだけでなく、ご祝儀や香典など領収書がもらえないケースも出金伝票につけておきます。
出金伝票には、日付、支払い先、金額、科目（経費の種類）、摘要（何の支払いに対する出金伝票か）を記載します。
レシート
日付、金額、支払い内容、発行者情報など、内容がよくわかるレシートであれば、領収書の代わりになります。
ただしおつりと入金金額しか書いてないようなレシートは領収書の代用になりませんので、注意しましょう。
レシートの欠点は宛名がないことです。
宛名がないため、極端な話をすれば拾ったレシートでも経費にできてしまいます。
そのため高額な買い物の場合は、レシートは避けた方がよいでしょう。
注文確認メール
ネットで購入する場合、注文確認のメールが届くことがあります。
この場合、上述した領収書の記載要件を満たしていれば、注文確認メールで代用できます。
クレジットカードの利用明細書や銀行の振り込み明細書
クレジットカードの利用明細書や銀行の振り込み明細書は、共に領収書の代用になります。
領収書の代わりにならない書類
納品書や請求書
納品書や請求書は店名、日付、金額、内容など必要な項目が記載されていてもその金額を支払ったことを確認できないので領収書の代わりに利用することができません。
ただし「領収」や「支払済み」、「クレジット払い」などの押印があれば領収書の代わりに利用することができます。
税務調査で疑われやすい領収書
金額が大きな領収書
金額な大きな領収書はやはり調査の対象になります。
裏返せば、大きな金額の領収書こそ、
- 事業に関係していること
- 買ったものの詳細
がわかるようにしておく必要があるということです。
お品代としか書いてない領収書
但し書きに「お品代」としか書いてない領収書は疑われます。
高額の領収書に「お品代」としか書いてなければ、その購入したものが何なのか疑問に思われます。
その反対に少額の領収書なら、日々のこまごました生活用品を一緒に購入してないか疑われます。
距離が近すぎる領収書・遠い領収書
距離が近すぎる領収書は仕事に関係ないものを購入しているかもと疑われ、逆に距離が遠すぎる領収書は「本当に行ったのか」と疑われます。
まとめ
領収書を経費で落とすためのポイントについて解説してきました。
領収書があれば何でも経費で落ちるわけでもありませんし、反対に領収書がなければ経費にならないというものでもありません。
大事なのは、経費でおとすためのポイントを抑えることです。
参考になれば幸いです。
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